Memoire Marcel Soeur

Memoire Marcel Soeur

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PARTIE FRANCAISE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEDICACE

 

   à :

 

  • Othniels, mon époux bien-aimé,
  • mes enfants chéris , Maëlis, Maëlla et Alexis.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REMERCIEMENTS

L’aboutissement de ce travail et celui de notre propre formation est le fruit de nos propres efforts et n’aurait pas lieu sans l’aide de certaines personnes qui ont concouru à l’élaboration du présent document, à qui nous tenons à exprimer notre gratitude. Ainsi, nous exprimons nos sincères remerciements aux personnes ci-après :

  • Christophe LASSUS-LALLANE, Directeur Général de la BPEC, de nous avoir donné cette opportunité de faire un stage dans cette institution, en vue de nous aider à réaliser ce Dossier-Mémoire ;
  • Patakim AWESSO, Chef de ladite agence annexe de Bè, pour sa disponibilité, son soutien et ses conseils ;
  • Mme Mimi WOAMEDE, pour son aide ;
  • Mme Bayi de SOUZA, Caissière principale pour ses conseils ;
  • Mme Améyo ADJALLE, Caissière pour son aide ;
  • tout le personnel, pour son accueil chaleureux, et sa disponibilité à notre égard ;
  • la Révérende Sœur Louise ASSIVON, Directrice Générale de l’ESAG-NDE, pour l’investissement dans notre formation ;
  • tout le corps administratif et enseignant, pour les efforts consentis en faveur de notre réussite ;
  • Docteur Elie DJIETINE, qui a accepté de nous encadrer dans l’élaboration de ce travail ;
  • notre père Kodjo ADAWOUSSO et notre mère Ayélé ANANI pour l’attention accordée ;
  • notre beau-père Tooni LAWSON-A et notre belle-mère Marcelle SALLON pour leur soutien ;
  • nos frères et sœurs chéris ;
  • nos beaux frères et sœurs

 

 

  • nos amis et tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à l’élaboration de ce présent Dossier-Mémoire.
  • aux camarades de promotion, pour l’ambiance vécue durant notre cursus.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 SIGLES ET ABREVIATIONS

 

B.P.E.C            :        Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit

  1. A :        Société Anonyme

CET                  :        Caisse d’Epargne du Togo

UEMOA           :        Union Economique Monétaire Ouest Africain

BOA                  :        Bank Of Africa

BCEAO            :        Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sommaire

PARTIE FRANCAISE.

INTRODUCTION GENERALE. 1

PREMIERE PARTIE : PRESENTATION DE L’AGENCE DE LA BPEC- BE.

1.1.       HISTORIQUE. 2

1.2.       EVOLUTION.. 3

1.3.       SITUATION GEOGRAPHIQUE DE L’AGENCE. 4

1.4.       MISSIONS ET OBJECTIFS. 4

1.5.       STRUCTURE ORGANISATIONNELLE. 5

1.6.       IMPORTANCE DE LA BPEC. 7

1.7.       PERSPECTIVES. 8

DEUXIEME PARTIE : DEROULEMENT DU STAGE. 12

2.1.       PRESENTATION DU CADRE DE TRAVAIL. 13

2.3.       TACHES EFFECTUEES. 19

2.4.     REMARQUES. 19

2.5.            SUGGESTIONS. Erreur ! Signet non défini.

TROISIEME PARTIE : ANALYSE ADMINISTRATIVE APPLIQUEE. Erreur ! Signet non défini.

3.1.       PROBLEMATIQUE. 23

3.2.       DESCRIPTION DE L’EXISTANT. 24

3.3.       CRITIQUE DE L’EXISTANT. 26

3.4.       PROPOSITIONS DE SOLUTIONS. 27

CONCLUSION GENERAL. 30

 

PARTIE ANGLAISE. 34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

INTRODUCTION GENERALE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Le monde du travail a connu des mutations avec l’arrivée des TIC (Technologies de l’Information et de la Communication).

 

Avec l’introduction des TIC, le matériel et les méthodes de travail se sont modernisées. Les vieilles machines telles que les machines mécaniques ont fait place aux machines modernes, à l’instar de l’ordinateur.

 

Cette nouvelle donne impose d’autres qualités professionnelles qui ne s’acquièrent qu’à travers la formation.

 

C’est dans cette perspective que nous avons décidé de nous faire former en Secrétariat Commercial Bilingue pour l’obtention du Brevet de Technicien Supérieur (BTS) à l’Ecole Supérieure et de Gestion Notre Dame de l’Eglise (ESAG-NDE).

 

Cette école forme les détenteurs du BAC II pendant deux ans au Brevet de Technicien Supérieur (BTS) dans plusieurs domaines notamment le Secrétariat Bureautique, option Secrétariat Commercial Bilingue. Nous avons été formées dans ladite filière et conformément à la réglementation en vigueur, nous avons effectué un stage de trois mois à la Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit agence de Bè, suite à l’admissibilité à la première partie de cet examen, session de juillet 2016. Durant notre stage, un certain nombre de tâches ont été accomplies et certaines observations ont été faites sur le fonctionnement de l’entreprise. De même, nous avons noté une imperfection au niveau du classement. En effet, l’Agence de Bè de la BPEC ne dispose pas d’un lieu approprié pour le classement, ni de meubles pour le rangement des documents.

 

On se pose alors la question de savoir si le manque de meubles permet-il de réaliser un bon classement ? Les documents ne sont-ils pas exposés à l’humidité ? Ces préoccupations font l’objet de notre thème d’étude intitulé : « fiabilisation du classement des documents à la Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit Agence de Bè ».

 

Le présent document est le résumé de notre stage et il est sectionné en trois parties : la présentation de la Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit, le déroulement du stage, l’Analyse Administrative Appliquée.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PREMIERE PARTIE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dans cette partie de notre Dossier-Mémoire, nous allons principalement nous intéresser à la BPEC, son historique, son évolution, sa situation géographique, missions et objectifs, sa structure, son importance et ses perspectives.

1.1.     Historique

La Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit est née des cendres de la Caisse d’Epargne et du Togo (CET) qui était jusqu’en 1960 une succursale de la Caisse d’Epargne de l’Afrique Occidentale Française. Elle fut placée sous l’administration des postes et télécommunications avec une personnalité juridique civile. Ce statut juridique fut modifié par le décret n° 73-104 du 10 avril 1973 qui l’autorisa à octroyer à ses déposants des crédits pour tout objet relatif au logement. Le 11 décembre 1975, la CET fut inscrite sur la liste d’établissements financiers publics à statut spécial par décision du Conseil des Ministres de l’UEMOA. A ce titre la CET était soumise à la loi n° 90-17 du 5 novembre 1990 portant réglementation bancaire au Togo.

 

A la suite des difficultés financières, la CET fut mise sous administration provisoire par arrêté n° 189/MEFP du 22 novembre 1999 du Ministère de l’Economie et des Finances, conformément à la décision n° 487/CP du 13 novembre 1999 de la commission bancaire. Elle fut prorogée plusieurs fois pour cause d’insuffisances relatives à l’assainissement financier.

 

L’arrivée du dernier administrateur en 2004 a permis de démarrer véritablement le redressement de l’institution avec un plan de redressement approuvé par les autorités monétaires. L’exécution de ce plan a abouti à un assainissement de la situation financière de la CET et à la transformation le 30 octobre 2006 de celle-ci en Société Anonyme (SA) dénommée Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit (BPEC-SA) avec un capital social de 3 milliards de F CFA. Mais l’agrément fut obtenu le 4 décembre 2007 sous le n° TO151Y et le 1er exercice démarra le 2 janvier 2008, date où la BPEC a vu le jour.

 

La BPEC compte au 1er janvier 2011, 28 agences jusqu’ à nos jours dont l’une de ses agences annexes est l’agence de Bè où s’est déroulé notre stage.

Ses actionnaires sont : Le Fonds Cauris Croissance, l’Africinvest, la COFIB Finance, l’Etat togolais, les clients de la BPEC.

 

1.2.     Evolution

Le capital social de la BPEC a connu une évolution remarquable en passant de 3 milliards à la création de la banque en 2006 à 6,5 milliards en décembre 2011.

La répartition du capital social se présente comme suit :

Tableau de récapitulation du capital social 

ACTIONNAIRES MONTANTS %
ETAT TOGOLAIS 970 390 000 14,93
PERSONNES PHYSIQUES 1 137 060 000 17,49
BTD 500 000 000 7,69
CAURIS CROISSANCE 1 203 700 000 18,52
AFRICINVEST 1 396 300 000 21,48
COFIP FINANCES 825 880 000 12,71
AUTRES PERSONNES MORALES 466 670 000 7,18
TOTAL 6 500 000 000                    100,00

Source : Comptabilité 2011 tiré du Dossier-mémoire (2015) : Essi    KPODZIA

1.3.     Situation géographique de l’agence

L’agence annexe de BPEC-Bè se situe sur la rue Notre Dame des Apôtres, à 200m du marché, côté ouest de Bè. Il loge dans un grand immeuble appelé Polygos. Le plan d’accès à la Banque se trouve en annexe 1. Les coordonnées de la BPEC sont : Tél : 22-20-02-52 ou consulter son site www.bpec.tg.

1.3.1. Implantation sur le territoire

Dans le souci de répondre aux attentes de la population, la BPEC s’est encore rapprochée de ses clients en ouvrant d’autres agences à l’intérieur tant qu’à l’extérieur et est en partenariat avec d’autres banques comme la BOA correspondant direct de la BPEC lors des opérations internationales, notamment les transferts.

1.4.     Missions et objectifs

Dans le but de participer au développement économique du Togo, la BPEC-SA s’est fixée pour mission de collecter et de protéger la petite épargne, de lutter contre les exclusions bancaires, et la pauvreté en drainant les populations à faibles revenus vers les circuits financiers et de soutenir le développement grâce au financement de l’investissement.

 

De cette mission découle les objectifs spécifiques que poursuit la BPEC qui sont :

  • renforcer sa position de choix en occupant efficacement le segment de marché de l’établissement par une politique de promotion commerciale et de marketing appropriés ;
  • améliorer le professionnalisme de l’établissement et l’image de marque auprès du grand public ;
  • adapter la banque à l’évolution technologique ;
  • assurer la sécurité des activités de l’établissement ;
  • rechercher l’efficacité et la rentabilité des unités constituant le réseau ;
  • offrir des produits et des services adaptés aux besoins de la clientèle.

1.5.     Structure organisationnelle

La structure organisationnelle de la BPEC se présente comme l’indique l’annexe 2.

 

Elle est de type hiérarchique et linéaire. Elle comprend les organes suivants :

  • l’Assemblée Générale ;
  • le Conseil d’Administration ;
  • la Direction Générale, qui coordonne les activités de 9 directions opérationnelles et de 3 services rattachés.

1.5.1. L’Assemblée Générale

Elle est constituée des actionnaires qui se rassemblent une fois dans l’année pour la clôture de l’exercice.

1.5.2. Le Conseil d’Administration

Il est constitué de cinq Administrateurs dont le Président du Conseil, ancien Directeur Général. Il est investi de tous les pouvoirs pour agir en toute circonstance au nom de l’établissement dans la limite de l’objet social et des compétences réservées à l’Assemblée Générale.

1.5.3. La Direction Générale

La Direction Générale est assurée par une personne physique, nommée par le Conseil d’Administration, Directeur Général pour assurer la direction de l’établissement et le représenter dans ses rapports avec les tiers. Le Directeur Général est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de l’’établissement, dans la limite de l’objet social et sous réserve de ceux expressément attribuées aux Assemblées Générales ou spécialement réservés à l’organe délibérant par des dispositions légales ou statutaires.

1.5.4. La Direction de l’Audit Interne et Conformité

Elle a pour mission la planification de l’audit des différentes directions opérationnelles : l’inspection du réseau d’exploitation ; la suggestion des actions correctives ; l’évaluation du système de contrôle et de l’évaluation.

1.5.5. La Direction du Contrôle et de Gestion

Elle s’occupe du business-plan, du budget annuel, de l’étude et des rapports trimestriels.

1.5.6. La Coordination Juridique, Gestion des Garanties et Contentieux

Elle s’occupe des contentieux et précontentieux, de la constitution et du suivi des garanties, de la gestion des saisies, titres fonciers et des garanties, de la défense et de la protection de la banque sur le plan juridique, de l’évaluation et de la mise à jour des manuels de procédures.

 1.5.7. La Direction financière et comptable

Elle assure la présentation des situations financières et comptables fiables dans les délais réglementaires, la gestion optimale et efficiente des ressources de la banque, en faisant des placements et un suivi rigoureux de l’évolution des titres de placement, le contrôle financier, dans le souci de maîtriser tout risque (financier, opérationnel).

1.5.8. La Direction des Ressources Humaines et du Patrimoine

Elle a pour mission la définition de la politique de gestion des ressources humaines, l’encadrement des responsables et le recrutement, le pilotage de l’interface entre les employés et la Direction Générale, le développement de la communication interne.

1.5.9. La Direction du Système d’Information

Elle est chargée du suivi des contrats informatiques et leur définition, de la gestion des relations avec les prestations de services, de la formation et de l’assistance des utilisateurs, du contrôle de la sécurité du système, de l’élaboration des cahiers de charges.

1.5.10.  La Direction des Opérations et du Réseau

Elle assure la validation des opérations de chèques scannés, la surveillance des comptes à risque, l’analyse des causes des écarts, la déclaration des opérations à la BCEAO.

1.5.11.  La Direction des Risques

Elle élabore et propose à le Direction Générale la politique générale des risques, contrôle au deuxième niveau les domaines du crédit et finance, donne une bonne appréciation du risque de crédit de contrepartie, gère le recouvrement à l’amiable de manière à éviter autant que possible la constitution des provisions, veille à la conformité des engagements enregistrés dans le système d’information avec ceux retenus par les différents niveaux de délégations.

 1.5.12. La Direction du Développement, Stratégie et Marketing

Elle est chargée de définir, piloter et mettre en œuvre la stratégie marketing de la banque.

 

1.6.      Importance de la BPEC

L’importance de la BPEC se situe au plan économique et social. En effet, la plus grande partie de la population togolaise ne bénéficie pas des services des banques classiques. La BPEC y supplée valablement grâce aux produits financiers qu’elle offre. Ainsi, la BPEC contribue-t-elle au développement de l’économie nationale en créant de la richesse, en payant des taxes à l’Etat et en participant à la réduction du chômage par le recrutement et l’emploi de la main d’œuvre nationale.

 

1.7.      Perspectives

Les perspectives de la BPEC se déclinent à travers les projets suivants :

  • banque assurance ;
  • mobile- banking ;
  • e-banking.

 

Ainsi, la présentation faite, nous attaquerons la deuxième partie de ce travail qui est donc : le déroulement du stage.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DEUXIEME PARTIE :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Notre stage s’est déroulé à l’agence de la Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit de Bè sous la direction du chef de l’agence M. Patakim AWESSO.

Cette partie sera consacrée à la description du cadre de travail, aux différentes tâches effectuées pendant notre stage, puis aux remarques et suggestions.

 

2.1. Présentation du cadre de travail

2.1.1. Local

Etant donné qu’un local n’est pas prévu pour les stagiaires, en raison du manque d’espace, le bureau du chef de l’agence nous sert de local. Il est situé à droite à l’entrée principale.  C’est une pièce de 3 mètres sur 2,5 mètres éclairée par une lampe électrique. Les murs sont peints en blancs et le conditionnement de l’air est assuré par un climatiseur de marque Samsung. Le sol est carrelé. Elle possède trois grandes baies vitrées cachées par de grands rideaux couleur beige.

2.1.2. Equipement

2.1.2.1.      Mobilier

Le bureau du Chef de l’agence est équipé de :

 

  • une table de bureau ;
  • un fauteuil de bureau noir pivotant réglable en hauteur ;
  • deux sièges pour les visiteurs, et un pour le stagiaire ;
  • une petite armoire réservée uniquement pour les instances chéquiers.

2.1.2.2.      Matériel

Les différents matériels que nous avons utilisés dans l’exécution de nos tâches sont récapitulés dans le tableau ci-après :

 

Récapitulation du matériel utilisé au bureau du Chef de l’agence de la BPEC

Matériel Marque Nombre Utilisation
Ordinateur HP 1 Traitement de textes
Imprimante HP LASER JET PRO 400 1 Impression de documents
Téléphone ALCATEL 1 Emission et réception  des appels
Electrocopieur CANON 1133A 1 Reproduction des documents
Scanner HP SCANJET 300 1 Visualisation des documents sur le PC

 

2.1.3. Aménagement de la station de travail

L’aménagement de la station de travail est présenté par le schéma en annexe 3.

 

2.2.         Tâches effectuées

Durant notre stage, nous avons effectué les tâches suivantes :

 

  • l’accueil des clients ;
  • la gestion du courrier ;
  • le classement des documents,
  • la gestion des appels téléphoniques ;
  • la reproduction des documents ;
  • Les tâches diverses.

2.2.1. Gestion du courrier

Le courrier est l’ensemble des correspondances ou supports d’informations échangés entre l’Agence et la Direction Générale. Le courrier de la BPEC comprend : le courrier « arrivée » et le courrier « départ ».

2.2.2.  Courrier « arrivée »

Le courrier « arrivée » vient souvent de la Direction Générale et transmis au Chef qui en prend connaissance. Sur chaque enveloppe, les services et divisions d’où ils proviennent y sont inscrits et enregistrés dans un registre. Le courrier confidentiel est toujours ouvert par le Chef. Ensuite, nous déchargeons dans le registre par la signature du chef, le cachet et la date d’arrivée. Le tracé de page du registre est le suivant :

 

Date d’arrivée Date et n° de correspondance Destinataire Objet Service expéditeur Signature et cachet
10 août 2017   -au Chef de l’agence

-à la Caissière Principale

Adhésion : 5cartes

Adhésion : 5codes

 

Service Monétique

 

 

 

2.2.3.  Courrier « départ »

Le courrier « départ » est l’ensemble des écrits adressés à la Direction Générale.

Après la saisie et l’impression du document, le Chef vise pour des corrections éventuelles et appose sa signature ainsi que le cachet et la date du jour. Nous l’enregistrons dans le registre et une copie est faite pour le classement. Ensuite l’original du courrier est mis sous pli fermé adressé à chaque Réseau et Division de la Direction.

La ventilation du courrier est toujours assurée par la Poste de même que pour le courrier « arrivée » que pour le courrier « départ ». Le tracé de ce registre se présente comme suit :

 

Date de départ Date et n° de la correspondance Destinataire

 

Objet

 

Service expéditeur
10 août 2017   Service Monétique 1pli fermé pour le Service Monétique : 5 demandes de cartes bancaires Agence de Bè

 

2.2.4. Classement des documents

Le classement est l’action de ranger les documents dans un certain ordre. Dans le domaine du secrétariat, le classement constitue l’une des tâches les plus courantes du secrétaire. Son objectif est qu’un bon classement doit être simple, méthodique, organisé pour permettre de retrouver rapidement les documents administratifs d’une structure.  A la BPEC, les copies des notes de service, émission et réception des commandes de chéquiers, de cartes bancaires, des prêts et lettres de fermeture de compte des clients et les arrêtés du GAB sont les principaux documents faisant l’objet du classement. L’ordre de classement adopté est le classement thématique. Les documents sont alors perforés, classés dans des biblorhaptes qui sont placés debout à même le sol.

2.2.5.  Accueil des visiteurs

Le hall du guichet sert de salle d’attente aux visiteurs.

 

Nous distinguons deux catégories de visiteurs : Les visiteurs internes et les visiteurs externes.

2.2.5.1.  Visiteurs internes

Les visiteurs internes sont ceux qui travaillent dans d’autres agences de la BPEC ou leurs supérieurs ; généralement le Service Contrôle et le Service Audit qui viennent pour des raisons de service. Ils sont annoncés dès leur arrivée au chef qui les reçoit immédiatement s’il est disponible, sinon ils patientent quelques instants, avant d’être introduits.

2.2.5.2.  Visiteurs externes

Les visiteurs externes sont souvent les clients de l’agence ou d’autres agences de la banque, qui viennent solliciter l’aide du Chef en cas de besoin. Le Chef les reçoit s’il est disponible, au cas échéant ils laissent un message ou ils reviennent un autre jour.

2.2.6. Gestion des appels téléphoniques

En l’absence du Chef, nous réceptionnons les appels et prenons note des clients qui ont contacté sur un pose-it et les transmettons au Chef dès que possible.

 

Les appels entrants proviennent, soit de la Direction pour avoir plus de renseignements sur des clients qui n’arrivent plus à rembourser leur prêt, ou des clients qui ont leur compte bloqué et vice-versa, soit des clients même pour recevoir les informations sur leur situation de compte ou des virements effectués sur le compte.

 

Les appels sortants émanent de l’agence, soit pour informer les clients de venir retirer leur carte bancaire, soit pour régulariser leur situation sur les prélèvements des cartes bancaires, ou encore venir mettre à jour leur dossier d’ouverture de compte ou de prêts.

2.2.7.  La reproduction des documents

La reproduction des documents est la réalisation d’une ou plusieurs copies d’un document.

 

Les documents photocopiés sont les cartes d’identité ou passeport des clients, l’arrêté journalier du GAB, des factures comme la facture d’eau ou d’électricité et d’autres encore de règlement provenant d’autres établissements.

 

A la BPEC, la procédure de reproduction de documents est ainsi faite :

 

  • mettre l’appareil en marche ;
  • approvisionner le bac à papier ;
  • placer le document original sur la vitre ;
  • sélectionner si possible le nombre de copies désiré ;
  • appuyer sur la touche qui permet de déclencher la procédure ;
  • réceptionner les copies.

2.2.8 Tâches diverses

En dehors des tâches ci-dessus décrites, d’autres tâches nous ont été aussi confiées comme :

 

  • le pointage des opérations en fin de journée ;
  • le redémarrage du GAB ;
  • le tirage du journal du GAB et faire son arrêté ;
  • l’ouverture de compte, souscription ou renouvellement de demandes de cartes bancaires et chéquiers des clients ;
  • la remise des instances chéquiers et cartes bancaires aux clients.

 

2.3.          Remarques et suggestions

Au cours de notre stage, nous avons rencontré quelques difficultés à savoir :

 

  • l’absence d’imprimante et d’électrocopieur ;
  • l’instabilité du courant et le flottement de la connexion ;
  • le manque de poste de travail pour les stagiaires.

2.3.1. Absence d’imprimante et d’électrocopieur

Lors de notre stage, nous avons eu des difficultés à pouvoir imprimer les reçus des clients, car il n’y a qu’une seule imprimante au niveau du guichet, et à cause des fréquents délestages et du manque d’onduleurs, les appareils se gâtent. Ainsi, le travail est retardé.  Les navettes alors se créent entre le bureau du Chef et le guichet en raison de l’unique électrocopieur, car les caissières n’en disposent pas. Tout ceci engendre également un autre problème, qui est la file d’attente, car ces deux outils sont indispensables pour l’exécution des tâches.

2.3.2.  Instabilité du courant électrique et de la connexion

Nous avons remarqué au cours de notre stage que les coupures sont souvent fréquents des fois en l’espace de 2 à 5 min. Cette instabilité freine aussi le travail, car il va falloir attendre quelques minutes pour que le système électrogène prenne son fonctionnement. Ce qui ralentit le travail.

 

Cependant on note aussi le flottement au niveau de la connexion, car la connexion est souvent très instable. Dès fois même toute une matinée, ce qui suscite la colère au niveau des clients, parce qu’il n’y a pas de connexion pour effectuer les opérations d’une part et d’autre part, le départ de certains clients fidèles vers d’autres agences, voire carrément « une autre banque ».

2.3.3.  Manque de poste de travail

Au cours de notre stage, nous n’avons pas eu de poste de travail, faute de manque d’espace. Tout est centralisé au niveau du Chef et le bureau du Chef nous sert de cadre de travail.

2.3.4. Réparation et installation d’un électrocopieur

Nous proposons à la BPEC d’installer un électrocopieur si possible et de mettre de nouvelles imprimantes à la disposition des caissières afin de faciliter et de gagner du temps dans la réalisation des tâches. Les factures pro forma sont jointes en annexe 4.

2.3.5. Stabilisation au niveau de l’électricité et de la connexion

Nous suggérons à la BPEC de prévoir un matériel de protection en particulier un onduleur, en plus d’un groupe électrogène afin de remplacer le réseau électrique lors des coupures pour ne pas être aussi souvent interrompus aux heures de service. Quant à ce qui concerne la connexion, nous leur suggérons de procéder à une augmentation de débit.

2.3.6. Aménagement du poste de travail

Bien qu’un guichet soit réservé uniquement pour les stagiaires nous proposons qu’il soit transformé en un véritable poste de travail avec les matériels nécessaires. Par exemple l’installation d’un ordinateur (Voir la facture pro forma en annexe 5).

 

Outre ces remarques, un autre dysfonctionnement plus important a attiré notre attention, notamment les conditions inadéquates du classement, faisant l’objet de notre étude que nous développons dans la troisième partie intitulée : l’Analyse Administrative Appliquée.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TROISIEME PARTIE

 

 

 

 

THEME : « FIABILISATION DU CLASSEMENT DES DOCUMENTS A L’AGENCE  BPEC-BE. »

 

 

 

 

 

L’Analyse Administrative Appliquée est une étude méthodique, ordonnée et critique de l’aspect administratif d’une organisation ou d’une entreprise. Elle a pour objet de déceler un dysfonctionnement, de l’analyser en vue de proposer des solutions concrètes, réalistes et économiques pour le corriger.

 

L’Analyse Administrative Appliquée vise donc à améliorer l’existant. Son intérêt pour l’entreprise est d’améliorer sa performance administrative afin d’en tirer un maximum d’efficacité. Quant à l’étudiant stagiaire, il lui revient d’avoir un esprit d’initiative et d’analyse, un sens d’observation pour résoudre le problème administratif.

 

C’est ainsi qu’au cours de notre stage à l’agence de la Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit, nous avons identifié un dysfonctionnement relatif à la fiabilisation du classement des documents. Ce dysfonctionnement fait l’objet de la présente étude et est structuré en cinq parties à savoir :

 

  • la problématique ;
  • la description de l’existant ;
  • la critique de l’existant ;
  • les propositions de solutions ;
  • la mise en œuvre des solutions proposées.

 

3.1.         Problématique

Le travail administratif consiste à rassembler, à ordonner et à exploiter l’information. Le travail administratif fait alors une large place au papier considéré comme le support d’information le plus couramment utilisé.

 

Si le papier constitue le support et le véhicule de l’information, il est alors opportun de bien s’organiser pour une recherche efficace et rapide afin d’avoir accès à toute information désirée.

 

Le classement apparaît comme le moyen le plus sûr et fiable de la conservation des informations au sein d’une société.

 

En effet, le classement consiste à ranger selon un ordre, de manière à pouvoir retrouver rapidement et facilement un document.

 

Si cette réalité est vraie pour toute entreprise ou organisation qui se veut rentable, elle l’est également pour l’agence de la BPEC, en raison de la portée des papiers qui constituent le principal véhicule de l’information au sein de cette institution.

 

Or, nous avons constaté que le classement des documents qui se fait au bureau du Chef laisse apparaître quelques dysfonctionnements. En effet, à l’agence, le classement ne respecte pas un ordre précis. En plus, nous n’avons pas le mobilier de rangement des dossiers. Ces anomalies relevées ne compliquent-elles pas la recherche des documents ? C’est pour remédier à ces dysfonctionnements que nous avons choisi de l’étudier sous le thème : « fiabilisation du classement des documents à l’agence de la BPEC ».

3.2.         Description de l’existant

La description de l’existant porte sur les dossiers à classer, l’ordre et le mode du classement, le lieu du classement et enfin les meubles de rangement.

3.2.1. Nature des documents classés

La BPEC utilise constamment des papiers. Les documents sont rangés dans des classeurs avec un nombre total de 8 à 9 classeurs. En effet, ces supports papiers sont rangés dans le bureau du Chef.

 

Les principaux documents classés sont : les doubles des notes de service, des arrêtés journaliers du GAB, des remises de chèques, des virements de salaires de clients, notamment des pompistes pour ne citer que ceux-là. Mais d’autres documents à plus grande sensibilité sont conservés dans la Chambre du Coffre-fort.

3.2.2.  Ordre et procédé de classement des documents

A l’agence, l’ordre de classement utilisé est le classement thématique. Malgré le nombre des classeurs, les documents sont entassés dans le même dossier au lieu d’être répartis dans plusieurs classeurs. Le classement contenant les documents est placé au sol.

3.2.3. Lieu de classement

A l’agence, il n’existe pas de local spécialement destiné aux archives. On retrouve certaines archives dans des classeurs et d’autres dans la chambre du GAB en vrac.

3.2.4.  Meubles de rangement

Nous avons remarqué qu’à l’agence, le seul meuble en place, est destiné au rangement de l’instance des chéquiers et que les dossiers sont rangés à même le sol.

 

La description du système de classement révèle des dysfonctionnements qu’il faut mettre en évidence.

3.3.         Critique de l’existant

Nous présentons notre critique sur les points suivants :

 

  • Risque de détérioration ;
  • difficultés d’accès aux informations ;
  • risque de pertes de supports d’informations ;

 

3.3.1. Risque de détérioration des documents

Le mode de classement est la façon de disposer un dossier ou un document dans un meuble.

 

Le meuble permet une bonne conservation des documents. Or, à l’agence, le seul meuble existant est un petit meuble sous forme de table destiné aux instances chéquiers et les autres dossiers rangés au sol. Les classeurs sont laissés dans un état d’insécurité. On y retrouve à la longue, des documents qui sont détériorés : faute de manque de conservation ; soit exposés à la poussière ; soit à l’humidité.

3.3.2. Difficultés d’accès aux informations

L’objectif fondamental d’un classement est de permettre un accès rapide et facile aux informations.

 

Cet objectif ne peut être atteint que si le classement des supports est organisé dans un ordre rigoureusement méthodique et logique. Or, au bureau du Chef de l’agence, les documents classés ne respectent pas un ordre précis. Les dossiers rangés thématiquement peuvent se retrouver dans d’autres thèmes ; ce qui entraîne une recherche longue, fastidieuse, voire une perte de temps. Il faut fouiller dans tous les dossiers avant d’avoir accès à un seul document. Certains documents qui sont retirés des dossiers ne sont pas remis à leur place, ils sont parfois rangés au-dessus des autres documents ou remis en vrac. Il est même possible de retrouver un document d’une date ancienne au-dessus d’un document récent.

3.3.3. Risque de perte de supports

Un autre objectif du classement est d’assurer la sécurité à l’information c’est-à-dire les supports. Il convient alors de prendre un soin particulier des documents pour permettre un accès facile à l’information ; puisque l’information en elle-même constitue le pouvoir de toute entreprise.

 

Or, la gestion du classement à l’agence ne prend pas des précautions suffisantes pour éviter les pertes éventuelles des documents qu’il peut y avoir lieu. Ainsi certains documents utilisés ne sont plus remis à leur place et parfois il est souvent difficile de repérer l’absence de certains documents lors de l’extraction.

 

En somme, la gestion du classement des documents au niveau de l’agence comporte des lacunes qu’il convient de remédier.

 

3.4.         Propositions de solutions

En vue de remédier à ces dysfonctionnements ainsi constatés, il est nécessaire de procéder à la réorganisation du système de classement à l’agence de la Banque Populaire pour l’Epargne et le Crédit. Nos propositions sont :

 

  • l’instauration d’un meilleur système de rangement ;
  • l’équipement en meubles de rangement.

3.4.1. L’instauration d’un meilleur système de rangement

Tous les documents inhérents à l’activité de l’entreprise doivent être conservés pendant un temps selon le cadre. C’est ainsi que l’ordre et le mode de classement à adopter dépendent de la nature, du volume des documents et de la fréquence des consultations. Nous proposons donc que les documents soient classés dans l’ordre numérique.

 

Le classement numérique consistera alors à ranger les documents selon la suite des numéros d’enregistrement et à les placer dans des biblorhaptes. Le choix de cet ordre de classement s’explique par le fait que la recherche est facile et rapide, aussi lorsqu’il y a extraction, ou mauvais classement, le document est vite repéré.

 

Le mode de classement que nous proposons ici est le classement debout qui consistera à placer les documents dans des biblorhaptes qui seront rangés debout, le dos comportant les éléments d’identification faisant face à l’utilisateur.

 

Par ailleurs, nous suggérons aussi la mise à jour des documents pour que les informations soient faciles à être accessibles.

 

La mise à la disposition du mobilier notamment les armoires s’avère également très importante.

3.4.2. L’équipement en meubles de rangement

Après avoir déterminé l’ordre dans lequel doivent être classées les informations, il faut choisir les moyens matériels à utiliser pour conserver les documents.

 

Compte tenu du manque d’espace à l’agence, nous proposons à la Direction Générale de mettre à leur disposition une armoire à deux battants à porte vitrée en remplacement du petit meuble pour les instances des chéquiers. Le devis estimatif de l’achat de cette armoire se trouve en annexe 5.

 

Cette armoire servira pour le rangement des différents types de classeurs, ainsi que les instances chéquiers.

3.4.3. Mise en œuvre des solutions proposées

A la fin de notre stage, nous avons soumis les résultats de notre étude à la connaissance du Chef d’agence. Ce dernier a accueilli favorablement nos propositions et a promis en parler à ses supérieurs hiérarchiques pour la mise en application de nos propositions. Nous espérons fort que la mise en application de nos propositions permettra d’améliorer le classement afin de mieux protéger les documents et de les rendre plus accessibles.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSION GENERALE

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Notre stage au sein de l’agence de la BPEC-Bè, qui s’est achevé normalement le 07 novembre 2017 nous a permis de comprendre le fonctionnement du monde du travail et plus spécifiquement de mettre en place une fiabilisation pour le classement des documents.

 

Ce stage a été très positif et une occasion pour nous de découvrir la BPEC, à travers son agence de Bè et de nous exercer à des tâches de secrétariat.

 

Notons aussi que grâce à ce stage, nous avons eu l’opportunité de découvrir la BPEC à travers son historique, ses activités, sa structure, son personnel, son importance et ses perspectives.

 

Ce stage nous a permis d’acquérir une plus grande confiance en nous, car nous nous sommes exercées aux tâches tels que l’accueil des clients, la gestion du courrier, le classement des documents et autres tâches qui nous ont été confiées. De plus le travail, qui nous a été confié était une vraie mission, car l’accomplissement de ces tâches nous a permis de déceler des imperfections dont l’une a fait l’objet de l’Analyse Administrative Appliquée. Il s’agit de la question du classement qui a été retenue et a été étudiée en cinq volets : la problématique, la présentation de l’existant, la critique de l’existant, les propositions de solutions et la mise en œuvre des solutions proposées.

 

Notre analyse alors a abouti à des solutions, en l’occurrence l’instauration d’un meilleur système de rangement, l’équipement en meubles de rangement. Bref, le présent document a eu à relater les axes de notre stage à savoir la présentation de l’agence de BPEC-Bè, le déroulement du stage et l’Analyse Administrative Appliquée.

A la fin de notre stage, nous avons renforcé nos compétences dans le domaine du Secrétariat et nous comptons désormais être à la hauteur pour gérer un éventuel poste de Secrétariat.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LES ANNEXES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PARTIE ANGLAISE

 

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